Arrangera evenemang - så funkar det

Tips och råd till dig som vill arrangera konserter, utställningar, festivaler, idrottsevenemang eller något annat evenemang.

Förberedelse och tillstånd

För att få genomföra offentlig tillställning, allmän sammankomst, servera alkohol måste du söka olika tillstånd. Vilka tillstånd du behöver beror på vilken typ av evenemang du ska arrangera. Tillstånd söker du hos polisen eller kommunen. Ibland räcker det med att informera eller anmäla.

Boka plats och polistillstånd

I Huddinge finns det flera platser att hyra och låna. Du hittar dem i kommunens bokningsregistret. Det finns även flera parker att använda sig av om ditt arrangemang ska vara utomhus. Vid torg- marknad- och gatuhandel behövs tillstånd från kommunen.

Boka plats och lokal

Markupplåtelse av offentlig plats

Om du ska göra ett offentligt evenemang måste du alltid söka tillstånd hos polismyndigheten.

Sök tillstånd av offentlig plats, (polisen.se)

Tillfällig camping eller tältning, (naturvardsverket.se)

Loger

Kontrollera om det finns tillgång till loge, toalett och dusch om det finns behov av det. Tänk på att en loge kan vara ett enkelt rum med ombytsemöjligheter, spegel och toalett.

Det är alltid trevligt att bjuda på något att fika eller äta i logen, om inte annat står i kontrakt.

Tillgänglighet

Tänk på att ska ha tillgänglighet till ditt evenemnang. Så ta reda på om det finns ramper, handikapptoalett, hiss, hörselslinga med mera. Informationen finns under respektive lokal.

Anläggningar och lokaler

Vill du veta mer om våra lokaler kontakta fritidsbokningen,
fritid@huddinge.se

Teckentolk

Om du behöver boka teckentolk så kan du boka det via Tolkcentralen.

Boka teckentolk, (tolkcentralen.se)

Alkoholtillstånd och servering av mat

Ska du servera alkohol behöver du tillstånd från kommunen.

Ansök om alkoholtillstånd

Servering av mat

Vill du upplåta en del av platsen till servering så måste de du anlitar ha tillstånd från kommun och polis. Tänk också på att, vid behov, skriva en överenskommelse mellan er parter.

Vatten

Vid matservering utomhus är det viktigt att se till att det finns tillgång till vatten av miljö- och hälsoskäl. Ofta framgår det av polistillståndet.

Lotteritillstånd

Tillstånd för schakt- och trafikanordning

Boka artister och aktiviteter

Det finns många olika kulturaktörer och bokningsföretag. Tänk på att vid bokning av artist finns det oftast utrymme för förhandling av gage.

Exempel på bokningsbolag

All Things Live med flera

Kontrakt

Skriv kontrakt eller bekräftelse med alla externa aktörer. I kontraktet ska det tydligt framgå vad ni kommit överens om för tjänster, varor, tidpunkt och till vilken kostnad. Glöm inte faktureringsadress och ansvar. Oftast är det bra att be den andra parten skicka ett kontrakt.

Jämlika program

Tänk på att beakta kön, ålder, mångfald, hbtq, nationella
minoriteter och funktionsvariationer när du gör din planering.

Gåvor

Det kan vara trevligt att tacka medverkande med en mindre gåva.

Boka scen, ljud- och ljusteknik, bord, stolar, el och sanitet

Det finns många leverantöret som tillhandahåller teknik och övrig utrustning. Tänk på att alltid kolla med fler leverantörer för att kunna jämföra prisuppgifter.

I Huddinge finns en leverantör som du kan kontakta.

Arrangörsservice

El

Större evenemang kräver ofta extra el. Kolla vad just ditt evenemang kräver och vad som finns på platsen ditt evenemang.

Beställ extra el, (vattenfall.se)

Sanitet

Vid större arrangemang utomhus finns det ofta behov av portabla hyrtoaletter och möjlighet att tvätta händerna och eventuellt duscha. Det finns flera företag att hyra av.

Parkering för artister och besökare

Biljettförsäljning

Funktionärer, volontärer och sponsorer

Funktionärer och volontärer

Fundera över om du behöva extra arbetskraft som funktionärer och volontärer.

Föreningar verksamma i Huddinge
www.huddinge.se/foreningsregister

Volontärer kan exempelvis sökas via:
www.volontarbyran.org

Sponsorer

Ha ett tydligt erbjudande till de du kontaktar för sponsring och skriv ner vad ni kommit överens om. Berätta om värdet av evenemanget och varför ni gör det. Exempelvis kan ni erbjuda biljetter, möjlighet att synas i marknadsföring, specialvisningar etecetra. Upprätta alltid ett avtal.

Sophantering och efterbesiktning

Sophantering

Det kan vara bra att ha dialog med markägaren i god tid vid utomhusevenemang. Det är viktigt att det finns möjligheter för sophantering. Ett tips kan vara att kontakta SRV.

Huddinge kommun: servicecenter@huddinge.se
Huge: info@huge.se
Huddinge Samhällsfastigheter: info@husf.se
SRV: kundservice@srvatervinning.se

Efterbesiktning

Efter genomfört evenemang kontrollera att allt är återställt till sitt ursprungliga skick och lämna alltid platsen städad. Om något är skadat felanmäl det till berörd part.

Säkerhet

Följ alltid de villkor som står i tillstånden. Koppla gärna säkerheten till en riskanalys. Det finns mallar att hitta på nätet. Vid vissa evenemang kan alla som arbetar med arrangemanget behöva vet hur en eventuell kris ska hanteras.

Ordningsvakter - vid behov av ordningsvakter kontakta olika vaktbolag för att jämföra prisuppgifter. Om du arbetar eller har ett samarbete med Huddinge kommun, kan ni boka ordningsvakt via Huddinge kommuns intranät.
Första hjälpen - vid alla arrangemang bör det finnas en sjukvårdslåda och helst någon som är utbildad i HLR - första hjälpen. Sjukvårdsansvarig bör utses som har ansvar för att ringa 112 vi behov.
Antal besökare - ta reda på hur många personer som får vistas på den platsen du ska använda. Om det finns risk att det kommer fler besökare än du har räknat med är det viktiga att ha en plan att hantera det. En åtgärd kan vara att boka ordningsvakter via kommunen.
Entré och utgångar - var ska entrén vara och hur ska den se ut. Det är viktigt att säkerställe utrymningsvägar och utse ansvarig för utrymning.

Vid samarbeten med Huddinge kommun

Vid ett samarbete med Huddinge kommun ska du tillämpa kommunens grafiska profil. Där står bland annat hur logotyperna ska placeras och hur den grafiska formen ska se ut.

Huddinge kommuns varumärkesmanual

Ladda ner logotype

Vid frågor mejla: kommunikation@huddinge.se

Sök stöd och bidrag

Stöd och bidrag till föreningar

Offentliga arrangemang inom kultur och idrott

Externa bidrag

Här listar vi förslag på externa bidrag som du som förening kan söka.

Fonder

Arvsfonden

Om du har en idé för att utveckla en verksamhet som riktar sig till barn, unga eller personer med funktionsvariation, så kan du söka hjälp av Arvsfonden.

Ansök hos Allmänna arvsfonden, (arvsfonden.se)

Fonder, stiftelser och myndigheter

Här hittar du andra fonder, stiftelser och myndigheter, där du som enskild person eller din förening kan söka stipendium, bidrag eller stöd.

Ansök till andra finansiärer, (arvsfonden.se)

Kulturfonden

Fonden beviljar aktivitetsbidrag för projekt som främjar samarbete mellan Sverige och Finland inom bland annat kultur, språk, media, forskning och utbildning.

Ansök hos Kulturfonden, (kulturfonden.net)

Idrott

Kultur

Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor

Stiftelser

Postkodstiftelsen

Om du har en idé som kan bidra till att göra världen bättre, kontakta Postkodstiftelsen som tar emot och bedömer projektidéer löpande under hela året.

Ansök hos Postkodsstiftelsen, (postkodstiftelsen.se)

Skandiastiftelsen

Skandia har stiftelser som ger stöd till förebyggande verksamhet för barn och ungdomar och forskning inom specifika områden.

Ansök hos Skandia, (skandia.se)

Kontakt

Vid frågor kontakta kultur@huddinge.se

Kontakta kommunens eventkoordinator för planering av större evenemang.

Carin Löthwall

Kommunikatör/Eventkoordinator

Telefon: 08-535 303 08

E-post: carin.lotvall@huddinge.se

Uppdaterad 22 november 2023