För att systemet ska vara trovärdigt är det viktigt med transparens och tydlighet kring hur vi skyddar användarens integritet. Det är också viktigt uppgiftslämnaren får hjälp att lämna så bra information som möjligt. Några aspekter som Huddinge kommun har fäst speciellt avseende vid är:

Oberoende ärendehandläggning

Ärenden som bedöms som kvalificerade visselblåsarärenden utreds av en särskilt utsedd förtroendegrupp alternativt av extern advokat.

Information till uppgiftslämnare

Som uppgiftslämnare ska man veta hur man är skyddad tekniskt och vad man själv måste tänka på för att inte lämna för mycket information. Det kan handla om användardata i bilagor, risker med att rapportera från arbetsplatsens nätverk eller risken att avslöja sig genom på vilket sätt man uttrycker sig.

Datalagring

Vi har valt en leverantör med egna servrar som är placerade i Sverige. Ärenden som är hanterade raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.

Informationshantering

Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation.

Enkelhet

Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnaren att ge fullständig information, vilket bidrar till att ärenden kan utredas på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.

Tillgänglighet

Rapporteringssidan är mobilanpassad. Allt mer kommunikation sker med mobila enheter och dessutom ligger ofta mobila enheter utanför arbetsplatsens nätverk – ett bra alternativ till arbetsdatorn ur ett integritetsperspektiv. Det finns också möjlighet att lämna ärenden per telefon.

Om handläggningen

Ärenden handläggs av en särskilt utsedd förtroendegrupp alternativt av extern oberoende advokat, beroende på omständigheterna och behoven i det enskilda fallet. Utredning och eventuell rekommendation för åtgärd eller vidare hantering föredras i Huddinge kommuns kommunstyrelse halvårsvis.

Ärenden som faller utanför visselblåsarlagens definition av vad som utgör ett visselblås hanteras också, men på annat sätt än regelrätta visselblås.

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet och gällande lagkrav. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.

Efter handläggning raderas ärendet ur Lanteros databas. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.

Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet uteslutande att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då man som uppgiftslämnare kan komma att kallas som vittne.

Utvärderingar och förbättringar

För att visselblåsarsystemet ska vara ändamålsenligt görs regelbundna utvärderingar av hur kanalen används, om berörda personer känner till kanalen, om typen av ärenden stämmer överens med systemets syfte och om rutinerna kring hanteringen fungerar som det är tänkt.

Ansvarig för funktionen

Kommunens säkerhetschef är ansvarig för funktionen.