Behandling av personuppgifter

Huddinge kommun behandlar personuppgifter för att kunna erbjuda och genomföra utbildning och omsorg inom kommunal förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och grundskola. Behandlingen sker främst för att fullgöra rättsliga skyldigheter och för att utföra uppgifter av allmänt intresse/myndighetsutövning.

Uppgifter hämtas i regel från vårdnadshavare och elever, kommunens verksamhetssystem samt från myndigheter (t.ex. Skatteverket). Vid behov behandlas även särskilda kategorier av personuppgifter, exempelvis hälsouppgifter, men endast när det är nödvändigt och med särskilda skyddsåtgärder.

Vanliga ändamål med behandlingen

• Ansökan, placering och erbjudande om plats

Vi behandlar uppgifter för att administrera ansökningar och placeringar i förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem och omsorg på obekväm arbetstid samt vid mottagande och skolplacering (förskoleklass, grundskola och anpassad grundskola). Det kan omfatta namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, syskonuppgifter (för syskonförtur) samt vistelsetider. Vid mottagande i anpassad grundskola behandlas även underlag som pedagogiska, sociala, medicinska och psykologiska utredningar.

• Avgifter och fakturering

För att beräkna och debitera avgifter behandlas uppgifter om barn/elev och vårdnadshavare samt hushållets inkomstuppgifter. Stickprovskontroller kan genomföras, vilket kan innebära inhämtning av deklarationsuppgifter. Vid obetalda avgifter kan uppgifter lämnas till inkassobolag och vid behov till Kronofogdemyndigheten.

• Barn- och elevadministration

Vi behandlar uppgifter för bland annat klass- och gruppindelning, schema, närvaro/frånvaro, kontakt med hemmet, skolpliktsbevakning, betyg och annan myndighetsutövning. Vi kan även behandla uppgifter om vårdnadshavare och andra kontaktpersoner.

• Resursfördelning (skolpeng/tilläggsbelopp)

Uppgifter behandlas för att fördela resurser och ersättningar till verksamheter och huvudmän samt för interkommunal ersättning. Det kan omfatta uppgifter om vilken enhet/skola barnet eller eleven tillhör och i förekommande fall beslut om tilläggsbelopp.

• Digitala lär- och verksamhetsstöd

Digitala system används för pedagogiskt och administrativt arbete och för kommunikation mellan vårdnadshavare, elever och personal. I dessa kan exempelvis namn, kontaktuppgifter, grupp/klass, schema, frånvaro, bedömningar, IUP/studieplaner, provresultat samt dokument och skolarbeten behandlas. Detta gäller exempelvis i Vklass, Google Workspace och i digitala läromedel.

• Trygghet, kränkande behandling och trakasserier

Vid anmälan, utredning och uppföljning av kränkande behandling/trakasserier behandlas uppgifter om de inblandade och om händelsen, samt vid trakasserier även relevant diskrimineringsgrund. Uppgifterna hanteras med hög sekretess.

• Stöd till barn och elever

När barn/elever är i behov av stöd behandlas uppgifter i exempelvis utredningar, kartläggningar, åtgärdsprogram/handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifter kan behöva delas mellan berörda funktioner inom kommunen och kan i vissa fall följa med om eleven byter skola eller skolform.

• Elevhälsa (medicinsk och psykologisk elevhälsa)

Skolsköterska, skolläkare och skolpsykolog dokumenterar vård och insatser i journaler. Uppgifter om vaccinationer inom det allmänna vaccinationsprogrammet rapporteras till nationellt vaccinationsregister.

• Skolskjuts

Vid ansökan och planering av skolskjuts behandlas uppgifter om elev, vårdnadshavare, adresser, skola och schema samt vid behov uppgifter om exempelvis hjälpmedel eller hälsa. Nödvändiga uppgifter lämnas till den leverantör som utför skolskjutsen.

Mottagare av personuppgifter

Personuppgifter kan delas när det krävs för uppdraget, exempelvis med:

• berörd verksamhet/enhet och andra delar inom utbildningsförvaltningen,
• andra kommuner (interkommunal ersättning),
• system- och tjänsteleverantörer (personuppgiftsbiträden) som levererar IT- och verksamhetssystem,
• myndigheter när lag kräver det
• inkassobolag och vid behov Kronofogdemyndigheten,
• leverantör av skolskjuts

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvariga nämnder (förskolenämnden och grundskolenämnden), till barn- och utbildningsförvaltningen och till nämndernas dataskyddsombud:

barn-utbildning@huddinge.se

dataskyddsombud@huddinge.se

Gymnasie- och arbetsmarknadsnämnden ansvarar för verksamheter inom gymnasieskola, vuxenutbildning, ekonomiskt bistånd och arbetsmarknadsinsatser. Nämnden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som hanteras inom dessa verksamheter.

Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar för större delen av den praktiska hanteringen inom nämndens myndighetsansvar. Förvaltningen har en dataskyddskoordinator som hanterar frågor kring dataskydd.

Rättsliga grunder

Personuppgifter behandlas för att nämnden ska kunna fullgöra de uppdrag som ligger inom dess myndighetsområde. De rättsliga grunderna är främst:

• Myndighetsutövning enligt skollagen, socialtjänstlagen eller annan tillämplig lagstiftning
• Uppgift av allmänt intresse inom utbildning, ekonomiskt bistånd, arbetsmarknadsåtgärder eller annan verksamhet
• Samtycke när behandling inte är nödvändig enligt lag eller avtal, exempelvis vid publicering av bilder

Hur behandlar vi dina uppgifter?

Beroende på verksamhet kan följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Identitetsuppgifter (namn, personnummer, kontaktuppgifter)
• Studiedata (betyg, kursval, närvaro)
• Uppgifter om sociala och ekonomiska förhållanden (inkomst, boende, familjesituation)
• Uppgifter om hälsa och stödbehov, främst inom elevhälsan
• Uppgifter om stödinsatser och arbetsmarknadsåtgärder

Personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR), dataskyddslagen och övrig relevant lagstiftning.

I förvaltningens hantering förekommer viss automatiserad behandling av personuppgifter.

Överföring av uppgifter till andra myndigheter eller organisationer sker i enlighet med lagar, förordningar och sekretessregler.

Hur skyddas uppgifterna?

Kommunen vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller manipulation. Endast behörig personal har tillgång till uppgifterna. Behandling sker i enlighet med kommunens rutiner för arkivering och gallring.

Kontakt

För frågor om personuppgiftsbehandling inom Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen kan du vända dig till:

Gymnasie- och arbetsmarknadsförvaltningen, Huddinge kommun
Telefon: 08-535 300 00
E-post: gaf@huddinge.se

Dataskyddsombud Huddinge: dataskyddsombud@huddinge.se

Miljö- och bygglovsförvaltningen jobbar på uppdrag av bygglovs- och tillsynsnämnden och natur- och stadsmiljönämnden.

Bygglovs- och tillsynsnämndens verksamhet är organiserad i följande avdelningar:

• Administrativa avdelningen behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra kommunens del av avtal genom exempelvis fakturering enligt miljö- och bygglovsförvaltningens olika taxor, för att göra direktupphandlingar och registrera ärenden.
• Miljötillsynsavdelningen behandlar personuppgifter för att bland annat kunna göra fakturaunderlag, utföra tillsyn och kontroll enligt bland annat miljöbalken, livsmedelslagstiftningen och alkohollagen, handlägga tillstånd och hantera synpunkter.
• Lantmäteriavdelningen behandlar personuppgifter för bland annat geodatahantering som fastighets-, byggnads- och lägenhetsregister, webbkartan och förrättningsärenden.
• Bygglovsavdelningen behandlar personuppgifter för att bland annat kunna göra fakturaunderlag, utföra tillsyn och handlägga lovärenden enligt plan- och bygglagen, handlägga bostandsanpassningsärenden och hantera synpunkter.

Natur- och stadsmiljönämndens verksamhet är organiserad i följande avdelningar:

• Natur- och klimatavdelningen behandlar personuppgifter för att bland annat kunna utföra energi- och klimatrådgivning och hantera felanmälningsärenden.
• Stadsmiljöavdelningen behandlar personuppgifter bland annat för att kunna hantera felanmälningsärenden och hantera skadeärenden.
  

Hur behandlar vi dina uppgifter?

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Vi behöver kunna bekräfta din identitet, kommunicera information, skicka handlingar och beslut till dig eller till en tredje part såsom sakägare eller överprövande myndigheter, utreda och besluta i ärenden, samt administrera betalning. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi kan även komma att hantera känsliga personuppgifter där det är nödvändigt för att fullfölja vårt uppdrag som myndighet eller för att vi har en rättslig förpliktelse.

De rättsliga grunderna för att behandla personuppgifterna är huvudsakligen myndighetsutövning, allmänt intresse, avtal och rättslig förpliktelse.

Uppgifter du lämnar till oss kan komma att hanteras av kommunens förtroendevalda, medarbetare, konsulter och leverantörer som arbetar på uppdrag av kommunen. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag i Huddinge kommun samt med andra myndigheter såsom Skatteverket, Polisen och statliga Lantmäteriet. I vissa fall använder vi personuppgiftsbiträden som är andra parter som på kommunens uppdrag utför personuppgiftsbehandling.

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut som allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen (1949:105), om inte sekretess föreligger.

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvariga nämnder (bygglovs- och tillsynsnämnden och natur- och stadsmiljönämnden), till miljö- och bygglovsförvaltningen och till nämndernas dataskyddsombud:

mbf@huddinge.se

dataskyddsombud@huddinge.se

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Socialnämnden (SN) är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom individ- och familjeomsorg.

Vård- och omsorgsnämnden (VON) är ansvarig för den personuppgiftsbehandling som sker inom äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättningar.

Detta innebär att nämnderna har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med gällande lagstiftning.

Socialförvaltningen jobbar på uppdrag av socialnämnden och vård- och omsorgsnämnden.

Vad är en personuppgift?

Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. Avgörande är att uppgiften, enskilt eller i kombination med andra uppgifter, kan knytas till en levande person.

Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Bilder på och ljudupptagningar av individer som behandlas i dator kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Socialförvaltningen är den myndighet som hanterar individ- och familjeomsorg, äldreomsorg och omsorg för personer med funktionsnedsättning inom Huddinge kommun. För att kunna utföra uppdraget behöver personuppgifter behandlas på olika sätt.

Begreppet behandling av personuppgifter omfattar all hantering som kan ske med personuppgifter, till exempel att samla in uppgifterna, läsa, lagra, gallra, sprida, kopiera eller arkivera dem.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

För att behandling av personuppgifter ska vara laglig måste det enligt dataskyddsförordningen finnas en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som främst är aktuella för socialförvaltningen är rättslig förpliktelse, uppgift av allmänt intresse, myndighetsutövning, avtal eller samtycke.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Nämnderna lämnar ibland personuppgifter till andra myndigheter och organisationer och hämtar också i vissa fall in personuppgifter. Vilka uppgifter som lämnas respektive inte lämnas sker enligt den uppgiftsskyldighet som finns i olika lagar.

Andra parter, så kallade personuppgiftsbiträden, kan på förvaltningens uppdrag utföra personuppgiftsbehandling. Personuppgiftsbiträden får endast behandla uppgifterna för vissa bestämda ändamål och enligt på förhand givna instruktioner från socialförvaltningen.

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut som allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen (1949:105), om inte sekretess föreligger.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig?

Kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Vi behöver kunna bekräfta din identitet, kommunicera information, skicka handlingar och beslut till dig eller till en tredje part såsom sakägare eller överprövande myndigheter, utreda och besluta i ärenden, samt administrera betalning. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga.

Vissa administrativa moment är automatiserade. Då sköts en del av administrationen av en robot. Roboten fattar inga beslut utan räknar bara på den ansökan som du lämnar in och fördelar ärendet till rätt handläggare.

Vilka känsliga personuppgifter samlar vi in om dig?

Ibland krävs att vi behandlar känsliga personuppgifter. Exempel på uppgifter som är känsliga kan vara uppgifter om hälsa, etnicitet, sexuell läggning med flera.

Socialförvaltningen hanterar även ärenden som rör barn, vilket innebär att uppgifter om både barn och vårdnadshavare behöver behandlas.

Sådana uppgifter kräver enligt dataskyddsförordningen extra skydd. Personuppgifter inom socialtjänsten behandlas digitalt i behörighetsbegränsade verksamhetssystem samt förvaras analogt i enlighet med gällande arkiv- och dataskyddsbestämmelser.

Vi behandlar inte känsliga personuppgifter om det inte är nödvändigt för syftet med behandlingen.

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig, socialförvaltningen och dess Dataskyddsombud:

sof@huddinge.se

dataskyddsombud@huddinge.se

Kultur- och fritidsförvaltningen har hand om kommunens bibliotek, kulturskolan, idrottshallar och idrottsplatser, öppen barn- och ungdomsverksamhet, bidrag till föreningar och studieförbund, kulturverksamhet, Vårby bibliotek med Barnkonsten, Fullersta Gård, inköp av konst och utdelning av stipendier och priser inom idrott och kultur.

Personuppgifter behandlas bland annat för att kunna planera, erbjuda och genomföra fritidsverksamhet för barn, ungdomar och vuxna i kommunen, att registrera och administrera aktivitetsnärvaro, lokalbokning, utbetalning av bidrag och stipendier, tillhandahållandet av bibliotekstjänster, samt för att kunna skicka ut aktuell information.

Personuppgifterna lagras i olika datasystem och register som vi använder för att administrera våra verksamheter. Vi arbetar till exempel i system för bokning av lokaler, kurser, biljetter och hantering av bibliotekstjänster.

Hur behandlar vi dina uppgifter?

Det finns flera rättsliga grunder för förvaltningens personuppgiftsbehandlingar. Det är huvudsakligen grundläggande intresse för fysisk person, en uppgift av allmänt intresse, fullföljande av ett avtal och efter samtycke av den registrerade själv.

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Vi behöver kunna bekräfta din identitet, kommunicera information, utreda och besluta i ärenden, samt administrera betalningar och bidrag. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi kan även komma att hantera känsliga personuppgifter där det är nödvändigt för att fullfölja vårt uppdrag som myndighet, för att vi har en rättslig förpliktelse, eller vid förekomst av frivilligt samtycke från dig som registrerad.

Inom ramen för Kultur- och fritidsförvaltningens verksamheter behandlar vi ibland barns personuppgifter, till exempel vid anmälan till aktiviteter, kurser eller föreningsverksamhet. I det fallet informerar vi vårdnadshavare om hur uppgifterna används och samlar endast in det som är absolut nödvändigt och ändamålsenligt.

Uppgifter du lämnar till oss kan komma att hanteras av kommunens förtroendevalda, medarbetare, konsulter och leverantörer som arbetar på uppdrag av kommunen. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag i Huddinge kommun samt med andra myndigheter. I vissa fall använder vi personuppgiftsbiträden som är andra parter som på kommunens uppdrag utför personuppgiftsbehandling.

Samtliga personuppgifter som nämnden behandlar bevaras och gallras i enlighet med arkiv- och annan speciallagstiftning samt gällande informationshanteringsplan. Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut som allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen (1949:105), om inte sekretess föreligger.

Kontaktuppgifter

För ytterligare frågor kan du kontakta kultur- och fritidsförvaltningen på följande e-postadress: KulturFritid@huddinge.se

Eller kontakta kultur- och fritidsförvaltningens Dataskyddsombud på: dataskyddsombud@huddinge.se

Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för central administration och ger stöd och service till nämndernas förvaltningar. Vår verksamhet är organiserad i följande avdelningar:

• Ekonomi: behandlar personuppgifter för att kunna fullgöra kommunens del av avtal genom fakturering för bland annat vatten, sophämtning, förskola och fritidsverksamhet samt vid genomförande av upphandlingar.
• Digitalisering: behandlar personuppgifter i kommunens IT-system.
• HR: behandlar anställdas personuppgifter för att kunna hantera frågor som rör anställningar. Det kan till exempel handla om löneutbetalningar och passerkort.
• Samhällsbyggnad: behandlar personuppgifter för att kunna fakturera avgifter och hantera synpunkter. Detta innefattar bland annat gata och park, miljö och trafik, vatten och avlopp, renhållning samt fastighet men även uppgifter gällande stadsutveckling.
• Avdelningen för service och administration: behandlar personuppgifter i:
• Intern och extern kommunikation i text- och bildpublicering.
• Hantering av ansökningar, frågor och synpunkter från medborgare.
• Intern stöd- och serviceverksamhet samt granskning mot politiker, kommunledning, och kommunens nämnder och bolag.
• Kameraövervakning inom kommunens geografiska område i enlighet med Riktlinjer för kamerabevakning, kamerabevakningslagen.

Hur behandlar vi dina uppgifter?

Vilka kategorier av personuppgifter som behandlas varierar utifrån vilken typ av ärende det rör sig om. Vi behöver kunna bekräfta din identitet, kommunicera information, skicka handlingar och beslut till dig eller till en tredje part såsom sakägare eller överprövande myndigheter, utreda och besluta i ärenden, samt administrera betalning. Ibland behövs endast namn, medan personnummer och ytterligare uppgifter i andra fall är nödvändiga. Vi kan även komma att hantera känsliga personuppgifter där det är nödvändigt för att fullfölja vårt uppdrag som myndighet eller för att vi har en rättslig förpliktelse.

De rättsliga grunderna för att behandla personuppgifterna är huvudsakligen myndighetsutövning, allmänt intresse, avtal och rättslig förpliktelse.

Uppgifter du lämnar till oss kommer att hanteras av kommunens förtroendevalda, medarbetare, konsulter och leverantörer som arbetar på uppdrag av kommunen. Vi kan även komma att dela personuppgifter med andra förvaltningar och bolag i Huddinge kommun samt med andra myndigheter såsom Skatteverket eller Försäkringskassan. I vissa fall använder vi personuppgiftsbiträden som är andra parter som på kommunens uppdrag utför personuppgiftsbehandling.

Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut som allmänna handlingar i enlighet med tryckfrihetsförordningen (1949:105), om inte sekretess föreligger.

Om du är eller har varit anställd eller har uppdrag hos Huddinge kommun

Kommunstyrelsen behandlar de uppgifter som är nödvändiga för att administrera din anställning eller ditt uppdrag, betala ut lön och ersättning. Den lagliga grunden för behandlingen är att fullgöra ett avtal och att fullgöra en rättslig förpliktelse.

För att kommunen ska kunna fullgöra sitt tidigare arbetsgivaransvar behöver vi behandla personuppgifter inom ramen för nödvändig personaladministration, som exempelvis beräkning och utbetalning av pension. Detta innebär att vi kommer fortsätta hantera vissa personuppgifter om dig även efter att du avslutat din anställning eller ditt uppdrag i kommunen.

Kontaktuppgifter

Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig, kommunstyrelsens förvaltning och dess Dataskyddsombud:

ksf.registrator@huddinge.se

dataskyddsombud@huddinge.se

Valnämnden behandlar personuppgifter i syfte att bemanna allmänna val och lokala folkomröstningar. Behandlingarna sker framför allt i samband med rekrytering av röstmottagare, ordförande och vice ordförande, men innefattar även registrering av personer som fungerar som kontaktpersoner för de lokaler som används som förtidsröstningslokaler och vallokaler. Slutligen behandlar valnämnden personuppgifter till väljare som röstar i kommunens röstningslokaler, röstberättigade som är skrivna på en adress i kommunen samt de personer som kandiderar i valen.Behandlingarna är nödvändiga för att säkerställa att valprocessen fungerar effektivt, rättssäkert och enligt gällande lagstiftning.

Den rättsliga grunden för behandlingen utgår huvudsakligen från vallag (2005:837) som reglerar kommunens ansvar för att bemanna och organisera röstmottagningen. Utöver detta följer kommunen även arkivlagen (1990:782), vilket innebär en skyldighet att bevara vissa allmänna handlingar. Insamling och lagring av de personuppgifter som behövs för att uppfylla dessa lagstadgade krav utgör därför en rättslig förpliktelse för kommunen.

Vilka uppgifter som finns registrerade skiljer sig åt beroende på den registrerades uppdrag i valet, men kan omfatta namn, personnummer, kontaktuppgifter, språkkunskaper, meriter samt information om uppdrag och placering. Vissa av dessa uppgifter kan betraktas som känsliga, exempelvis uppgifter om språkkunskaper eller annan information en sökande lämnat i sin ansökan. Dessa uppgifter är nödvändiga för att säkerställa att personer som ansöker om att tjänstgöra i valet har goda förutsättningar att genomföra uppdraget.

Tillgången till sådana känsliga uppgifter är strikt begränsad till de som arbetar i kommunens valkansli. Valnämnden vidtar organisatoriska och tekniska skyddsåtgärder för att säkerställa att känsliga uppgifter hanteras på ett säkert och korrekt sätt.

För väljare och röstberättigade omfattas namn, personnummer och bostadsadress. Dessa uppgifter är nödvändiga för att säkerställa att röstberättigade kan nyttja sin rösträtt, och för att inkomna röster ska räknas i rätt valkrets och distrikt. För de personer som kandiderar i valen omfattas namn, ålder, partitillhörighet och bostadsort. Behandlingen av valbara kandidater sker i och med valnämndens tillhandahållande av valsedlar på kommunens röstmottagningsställen.

Det förekommer ingen automatiserad beslutsfattning eller profilering inom ramen för valnämndens behandlingar. Alla beslut om rekrytering och placering av röstmottagare fattas manuellt av behöriga handläggare på valkansliet.

Kontaktuppgifter

För ytterligare frågor om valnämndens personuppgiftsbehandling kan du kontakta valkansliet på följande e-postadress: val@huddinge.se

Eller kontakta Valnämndens Dataskyddsombud på: dataskyddsombud@huddinge.se